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Time management




Guida Pratica per Ottimizzare Tempo e Vita Familiare


Essere genitori lavoratori è una delle sfide più grandi e gratificanti che si possano affrontare. Spesso ci si ritrova a destreggiarsi tra impegni lavorativi, esigenze dei figli e personali e mille altre cose da fare, con la sensazione di non avere mai abbastanza tempo. Ma non disperare! Questo documento è stato pensato proprio per te, per cercare strategie pratiche e concrete per ottimizzare il tuo tempo e vivere una vita familiare più serena e organizzata. Non si tratta di diventare dei robot, ma di trovare un equilibrio sostenibile che ti permetta di goderti ogni momento, senza sentirti sopraffatto/a. Pronti a scoprire come? Iniziamo!



  1. Strutturare una Routine: La Tua Bussola Quotidiana

Una routine ben strutturata è la base per una gestione efficace del tempo e dello stress. Probabilmente con i bambini ti sarai già abituato/a al tema della routine, quella del sonno infatti è l'incubo di molti genitori 😉 Ma avere una struttura, per quanto possibile prevedibile, può fare la differenza nel rendere la giornata più gestibile per tutti i membri della famiglia. Ecco come:


  • Pianificazione Settimanale: Prevenire è Meglio che Curare

    • Pianificazione ad inizio settimana: Dedica un po' di tempo nel weekend o all'inizio della settimana per mappare le attività, sia lavorative che familiari.

    • Calendario condiviso: Usa un calendario digitale (o cartaceo) accessibile a tutta la famiglia, dove annotare impegni, appuntamenti e scadenze.

    • Bloccare le attività cruciali: Definisci i momenti chiave della giornata, come riunioni importanti o momenti dedicati ai bambini, e rendili "sacri".

    • Pianifica il tempo per te e per la famiglia: Tra le mille cose da fare, non dimenticare di inserire momenti di qualità, che siano per te o da trascorrere insieme.


  • Routine Mattutina e Serale: Il Segreto della Calma

    • Preparazione serale: Prepara il possibile la sera prima, dai vestiti ai pasti. Questo renderà le mattine meno frenetiche.

    • Rituali ripetitivi: Definisci routine serali e mattutine riconoscibili da tutti, per gestire i momenti "critici" con maggiore calma.


  • Prioritizzare le Attività: Concentrati sull'Essenziale

    • Ogni giorno, identifica le attività più importanti da completare, saranno spesso tante ma non tutte probabilmente sono da fare oggi! La genitorialità sicuramente ti ha già potenziato il super-potere della prioritizzazione, ma se non fosse sufficiente puoi supportarti usando alcune tecniche come:

      • Tecnica di Pareto (80/20): è statisticamente provato che il 20% delle attività generano l'80% dei risultati, in praticamente qualsiasi campo. Per cui tutto sta nell'identificare il tuo 20% delle attività davvero ad impatto...inizia a mapparle, quali contribuiscono maggiormente al benessere della famiglia, personale, o lavorativo? Ed ecco, anche se riesci a fare solo quelle, hai comunque ottenuto un ottimo risultato!

      • Matrice di Eisenhower: dividi le attività in "urgenti e importanti", "importanti ma non urgenti", "urgenti ma non importanti", e "non urgenti e non importanti", per decidere cosa fare subito, cosa pianificare, cosa delegare e cosa eliminare, come rappresentato nello schema sotto!


    Matrice di Eisenhower
    Matrice di Eisenhower

  1. Ottimizzare in Ottica Lean: Trasforma la Tua Vita in un Processo Efficiente

I principi Lean, spesso usati nel mondo aziendale/produttivo, possono essere applicati efficacemente alla vita familiare e lavorativa per ottimizzare la gestione delle attività quotidiane. Ora immaginati la tua routine come un processo produttivo e cerca di immaginare, step per step, come potresti ottimizzarlo! La sfida è identificare le attività a “basso valore aggiunto”: gli sprechi, o come li chiamano gli esperti di Lean i Muda:


  • Eliminare gli Sprechi (Muda):

    I Muda sono tipicamente classificati così:

    • Sovrapproduzione (Fare più del necessario),

    • Attese (Tempo perso in attesa di qualcosa),

    • Movimentazione (Spostamenti inutili di persone o materiali),

    • Processi inutili (Passaggi superflui nei processi),

    • Eccesso di scorte (Avere più materiali o risorse del necessario),

    • Trasporti inutili (Movimenti evitabili di oggetti o materiali),

    • Difetti (Errori che richiedono rilavorazioni o correzioni),

    • Spreco di potenziale umano (Non sfruttare le capacità di tutti).


La valutazione è ovviamente soggettiva, ma ecco qualche possibile esempio: Trascorrere molto tempo a stirare con cura i vestiti dei bambini che probabilmente resisteranno per 5 minuti (Processi inutili), preparare pasti molto complessi o in quantità eccessiva (Sovrapproduzione), avere il necessario per la preparazione mattutina suddiviso tra diverse stanze (Movimentazione), non coinvolgere il/la partner nelle attività familiari (Spreco di potenziale umano)... Ti riconosci in qualcosa? Prova a mappare i tuoi!

  • Miglioramento Continuo (Kaizen):

    • Sempre i saggi della Lean portavano avanti un modello di miglioramento continuo, e nulla è più vero anche nella quotidianità, si continua a migliorare nel tempo! Prenditi 10 minuti alla settimana per riflettere su cosa ha funzionato e cosa avresti potuto fare meglio.



  1. Condividere, Delegare e Automatizzare: L'Unione Fa la Forza

Non devi fare tutto da solo/a! Condividere, delegare e automatizzare sono fondamentali per gestire la routine familiare con successo.


  • Lavorare come un Team:

    • Dividi equamente le responsabilità: Collabora con il/la tuo/tua partner per suddividere i compiti domestici.

    • Coinvolgi i figli: Insegna ai tuoi figli a partecipare, affidando loro compiti semplici.

  • La Tecnologia è Tua Amica:

    • Organizer: Utilizza calendari condivisi, app per liste e promemoria (es. Google Calendar, Todoist, FamilyWall...).

    • Meal Planner: Pianifica pasti e spesa in anticipo (es. Bring!, Ri7ette...).

    • Servizi Online: Ordina la spesa e altri beni online per risparmiare tempo. (es. Everli...)

    • Automatizza: Automatizza pagamenti e altre attività ripetitive.

    • Intelligenza Artificiale: Chiedi aiuto all'AI per organizzare pasti, eventi, viaggi e molto altro (es. ChatGPT).

  • Chiedere Supporto:

    • Non esitare a chiedere aiuto a familiari, amici o professionisti. Liberarsi o condividere alcune attività può fare la differenza.



  1. Mantenere la Flessibilità: Imparare a Gestire gli Imprevisti

La vita del genitore è piena di sorprese, quindi è importante essere pronti ad affrontare gli imprevisti.

  • Piano di Emergenza:

    • Prepara un piano di emergenza per malattie o ritardi, coinvolgendo persone di fiducia. Soprattutto nei primi anni e nei mesi invernali potrebbe rivelarsi fondamentale!

  • Accettare le Imperfezioni:

    • Se qualcosa va storto, cerca di non farti sopraffare dalle emozioni negative, ma sii gentile con te stessa/o... "Dopotutto, domani è un altro giorno!"


Conclusione:

Organizzare la vita familiare e lavorativa non è un compito facile, ma con le giuste strategie e un pizzico di flessibilità è possibile creare un equilibrio sostenibile. Ricorda, non devi essere perfetto/a, ma presente e sereno/a, per cui in primis sii gentile con te stesso/a. Adatta questi consigli alla tua realtà, molti esempi sono pensati per la vita familiare ma sono spesso altrettanto applicabili all'interno della giornata lavorativa, e vedrai che piano piano il tutto diventerà più piacevole e meno stressante. Non aver paura di sperimentare, di chiedere aiuto e di celebrare i tuoi piccoli successi. In bocca al lupo!



Se ti trovi bene con carta e penna, nel documento allegato puoi trovare qualche template che può esserti utile! (Meal Planner, To do list, calendario settimanale..)



Oppure esercitati identificando i tuoi Muda ;)


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