Il ruolo
Cerchiamo una figura amministrativa e contabile part-time, con solida conoscenza del sistema contabile e fiscale italiano, che supporti la gestione quotidiana delle attività amministrative, contabili e dei flussi di pagamento della Fondazione, basata su due entità, una negli Stati Uniti e una Italiana. La contabilità è esternalizzata, ma in fase di internalizzazione.
Questa figura è responsabile di tutta la gestione contabile interna, della corretta preparazione dei dati e del coordinamento con commercialisti e consulenti esterni, sia italiani che internazionali.
La conoscenza dell’italiano e dell’inglese a livello professionale sono requisiti indispensabili per la candidatura a questa posizione
Inviare candidature e domande attraverso la piattaforma Indeed. Si prega di allegare una cover letter che racconti la motivazione a lavorare in questa realtà.
Responsabilità principali
1. Contabilità e amministrazione finanziaria (Italia)
• Gestione della prima nota e della suddivisione delle spese per centri di costo
• Registrazione delle operazioni contabili ordinarie
• Riconciliazioni bancarie periodiche
• Controllo della coerenza tra:
o Movimenti bancari
o Registrazioni contabili
o Fatture e documentazione di supporto
• Preparazione e organizzazione della documentazione per il commercialista
• Supporto operativo alle chiusure periodiche
• Archiviazione ordinata, completa e tracciabile della documentazione contabile e fiscale
2. Supporto alla gestione internazionale
• Supporto alle attività contabili e amministrative relative a entità estere (in particolare USA)
• Raccolta e organizzazione della documentazione necessaria per consulenti esterni internazionali
• Conoscenza base del software Quickbooks/Xero un plus
3. Amministrazione e gestione contrattuale
• Supporto alla preparazione, invio e gestione di contratti e accordi con:
o Fornitori
o Consulenti
o Beneficiari dei grant
• Controllo della completezza documentale dei contratti
• Gestione dell’archiviazione contrattuale
• Monitoraggio di:
o Scadenze
o Rinnovi
o Condizioni di pagamento
4. Pagamenti e flussi operativi
• Gestione del workflow dei pagamenti, inclusi:
o Pagamenti a fornitori
o Erogazione di grant
• Verifica della correttezza di fatture, contratti e dati bancari
• Contatto diretto con fornitori e partner per chiarimenti amministrativi
• Coordinamento con il team interno per approvazioni e tempistiche
Profilo ed esperienza
• Solido background in amministrazione e contabilità in Italia (almeno 5 anni di esperienza in dipartimento amministrativo/contabile aziendale o studio professionale)
• Capacità orale e scritta di comunicazione in lingua inglese, comprensione e gestione di documentazione in lingua inglese
• Eccellente utilizzo pacchetto Office, ottima capacità a usare software di produzione
• Capacità di strutturare e mantenere flussi amministrativi chiari, ordinati e precisi in particolare per:
o Pagamenti
o Autorizzazioni interne
o Archiviazione documentale
• Abitudine a lavorare con:
o Documentazione formale
o Contratti e allegati
o Scadenze e adempimenti
o Software online di gestione tesoreria e cashflow e prodotti cloud
• Attenzione alla compliance amministrativa e alla tracciabilità
• Familiarità con enti non profit / ETS (non obbligatoria, ma fortemente apprezzata)
• Disponibilità ad apprendere aspetti di contabilità e compliance internazionale (formazione on the job
prevista)
Lingue
• Italiano fluente (madrelingua o equivalente)
• Ottima conoscenza dell’inglese, scritta e parlata, per:
o Comprendere contratti e documentazione
o Produzione scritta in Italiano e in inglese
o Comunicare autonomamente con fornitori internazionali (es: commecialista e contabile americano)
o Utilizzo software in lingua inglese
Per candidarsi, inviare candidatura completa di CV e una cover letter che racconti la motivazione a lavorare in questa realtà all'indirizzo mail susanna.todeschini@moleskinefoundation.org
Competenze richieste e mansioni
I benefits aziendali
Specifici della posizione
In linea con i benefit aziendali
