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Amministrativa / Amministrativo e Contabilità

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Il ruolo

Per la Fondazione Moleskine cerchiamo una figura amministrativa e contabile part-time, con solida conoscenza del sistema contabile e fiscale italiano, che supporti la gestione quotidiana delle attività amministrative, contabili e dei flussi di pagamento della Fondazione, basata su due entità, una negli Stati Uniti e una Italiana. La contabilità è esternalizzata, ma questa figura è responsabile di tutta la gestione contabile interna, della corretta preparazione dei dati e del coordinamento con commercialisti e consulenti esterni, sia italiani che internazionali.


Responsabilità principali


1. Contabilità e amministrazione finanziaria (Italia)


• Gestione della prima nota e della suddivisione delle spese per centri di costo


• Registrazione delle operazioni contabili ordinarie


• Riconciliazioni bancarie periodiche


• Controllo della coerenza tra:


o Movimenti bancari


o Registrazioni contabili


o Fatture e documentazione di supporto


• Preparazione e organizzazione della documentazione per il commercialista


• Supporto operativo alle chiusure periodiche


• Archiviazione ordinata, completa e tracciabile della documentazione contabile e fiscale


2. Supporto alla gestione internazionale


• Supporto alle attività contabili e amministrative relative a entità estere (in particolare USA)


• Raccolta e organizzazione della documentazione necessaria per consulenti esterni internazionali


• Conoscenza base del software Quickbooks/Xero un plus


3. Amministrazione e gestione contrattuale


• Supporto alla preparazione, invio e gestione di contratti e accordi con:


o Fornitori


o Consulenti


o Beneficiari dei grant


• Controllo della completezza documentale dei contratti


• Gestione dell’archiviazione contrattuale


• Monitoraggio di:


o Scadenze


o Rinnovi


o Condizioni di pagamento


4. Pagamenti e flussi operativi


• Gestione del workflow dei pagamenti, inclusi:


o Pagamenti a fornitori


o Erogazione di grant


• Verifica della correttezza di fatture, contratti e dati bancari


• Contatto diretto con fornitori e partner per chiarimenti amministrativi


• Coordinamento con il team interno per approvazioni e tempistiche


Profilo ed esperienza


• Solido background in amministrazione e contabilità in Italia


• Esperienza in organizzazioni piccole o medie (fortemente preferita)


• Capacità di strutturare e mantenere flussi amministrativi chiari, ordinati e precisi in particolare per:


o Pagamenti


o Autorizzazioni interne


o Archiviazione documentale


• Abitudine a lavorare con:


o Documentazione formale


o Contratti e allegati


o Scadenze e adempimenti


o Software online di gestione tesoreria e cashflow e prodotti cloud


• Attenzione alla compliance amministrativa e alla tracciabilità


• Compensi a collaboratori e consulenti: Verifica delle corrette modalità di fatturazione e ritenute


• Familiarità con enti non profit / ETS (non obbligatoria, ma fortemente apprezzata)


• Comprensione e gestione di documentazione in lingua inglese


• Disponibilità ad apprendere aspetti di contabilità e compliance internazionale (formazione on the job prevista)


Lingue


• Italiano fluente (madrelingua o equivalente)


• Buona conoscenza dell’inglese, scritta e parlata, per:


o Comprendere contratti e documentazione


o Comunicare autonomamente con fornitori e partner internazionali


o Possibilità di utilizzo e apprendimento software in lingua inglese



Per candidarsi inviare il CV via email a susanna.todeschini@moleskinefoundation.org con oggetto "Candidatura Amministrativa e contabilità - Promama"

Competenze richieste e mansioni

I benefits aziendali

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