Amministrativa / Amministrativo e Contabilità

Per la Fondazione Moleskine cerchiamo una figura amministrativa e contabile part-time, con solida conoscenza del sistema contabile e fiscale italiano, che supporti la gestione quotidiana delle attività amministrative, contabili e dei flussi di pagamento della Fondazione, basata su due entità, una negli Stati Uniti e una Italiana. La contabilità è esternalizzata, ma questa figura è responsabile di tutta la gestione contabile interna, della corretta preparazione dei dati e del coordinamento con commercialisti e consulenti esterni, sia italiani che internazionali.

Responsabilità principali

1. Contabilità e amministrazione finanziaria (Italia)

• Gestione della prima nota e della suddivisione delle spese per centri di costo

• Registrazione delle operazioni contabili ordinarie

• Riconciliazioni bancarie periodiche

• Controllo della coerenza tra:

o Movimenti bancari

o Registrazioni contabili

o Fatture e documentazione di supporto

• Preparazione e organizzazione della documentazione per il commercialista

• Supporto operativo alle chiusure periodiche

• Archiviazione ordinata, completa e tracciabile della documentazione contabile e fiscale

2. Supporto alla gestione internazionale

• Supporto alle attività contabili e amministrative relative a entità estere (in particolare USA)

• Raccolta e organizzazione della documentazione necessaria per consulenti esterni internazionali

• Conoscenza base del software Quickbooks/Xero un plus

3. Amministrazione e gestione contrattuale

• Supporto alla preparazione, invio e gestione di contratti e accordi con:

o Fornitori

o Consulenti

o Beneficiari dei grant

• Controllo della completezza documentale dei contratti

• Gestione dell’archiviazione contrattuale

• Monitoraggio di:

o Scadenze

o Rinnovi

o Condizioni di pagamento

4. Pagamenti e flussi operativi

• Gestione del workflow dei pagamenti, inclusi:

o Pagamenti a fornitori

o Erogazione di grant

• Verifica della correttezza di fatture, contratti e dati bancari

• Contatto diretto con fornitori e partner per chiarimenti amministrativi

• Coordinamento con il team interno per approvazioni e tempistiche

Profilo ed esperienza

• Solido background in amministrazione e contabilità in Italia

• Esperienza in organizzazioni piccole o medie (fortemente preferita)

• Capacità di strutturare e mantenere flussi amministrativi chiari, ordinati e precisi in particolare per:

o Pagamenti

o Autorizzazioni interne

o Archiviazione documentale

• Abitudine a lavorare con:

o Documentazione formale

o Contratti e allegati

o Scadenze e adempimenti

o Software online di gestione tesoreria e cashflow e prodotti cloud

• Attenzione alla compliance amministrativa e alla tracciabilità

• Compensi a collaboratori e consulenti: Verifica delle corrette modalità di fatturazione e ritenute

• Familiarità con enti non profit / ETS (non obbligatoria, ma fortemente apprezzata)

• Comprensione e gestione di documentazione in lingua inglese

• Disponibilità ad apprendere aspetti di contabilità e compliance internazionale (formazione on the job prevista)

Lingue

• Italiano fluente (madrelingua o equivalente)

• Buona conoscenza dell’inglese, scritta e parlata, per:

o Comprendere contratti e documentazione

o Comunicare autonomamente con fornitori e partner internazionali

o Possibilità di utilizzo e apprendimento software in lingua inglese

Per candidarsi inviare il CV via email a susanna.todeschini@moleskinefoundation.org con oggetto "Candidatura Amministrativa e contabilità - Promama"